DIGITALIZAÇÃO – EFEITOS DE ORIGINAL

DECRETO LEI 10.278/2020

A legislação brasileira (trabalhista, tributária e fiscal) impõe as empresas uma série de obrigações, dentre elas, inúmeros documentos (fichas de registro de empregado, folhas de pagamento, termos de rescisão de contrato de trabalho, guias, etc), que devem ser guardados por vários anos, tornando obrigatório a reserva de um espaço físico para tanto, sem contar a perda de tempo para localização, quando necessário.

É comum ouvir reclamações nas empresas acerca da obrigatoriedade na guarda de tais documentos, com a perda de espaço, etc.

Há alguns profissionais que fazem confusão entre “documentos digitais” e “documentos digitalizados”, portanto, antes de adentrar ao mérito do artigo, vale registrar a diferença existente entre ambas.

Constituem-se:

1. Documento digital:

A origem do documento digital é o ambiente eletrônico, portanto, significa que não é escaneado ou digitado a partir de um documento físico, economizando tempo e reduzindo a possibilidade de erros, podendo ser facilmente visualizado, compartilhado e editado sem a necessidade de ser convertidos para outros formatos, garantindo a inalterabilidade do conteúdo.

Exemplo: Elaboração de contrato por meio de plataformas de assinatura eletrônica, em que os termos e condições são criados diretamente em um arquivo de texto virtual, como um arquivo de Word ou PDF, compartilhado remotamente entre as partes.

• Documento digitalizado:

O documento digitalizado é um documento físico que foi escaneado e transformado em um arquivo digital. Ele é uma imagem digital da versão original do documento, podendo ser visualizada e compartilhada eletronicamente, mas que não pode ser editada e precisa ser impressa para ser considerada válida.

A validade jurídica de documentos digitalizados é geralmente reconhecida, desde que a digitalização seja feita de maneira correta e a cópia física original esteja disponível e em conformidade com as disposições legais. Portanto, a digitalização, pura e simples dos documentos, não resolve o problema de guarda, na medida em que se faz necessário também guardar a via original.

Nesse sentido, em 18.10.2020 foi publicado o Decreto 10.278/2020, tratando da “…técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”. (https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/decreto-n-10.278-de-18-de-marco-de-2020-248810105)

O Decreto:

a)    Aplica-se aos documentos físicos digitalizados produzidos:

• Por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
• Por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas físicas para comprovação perante (i) pessoas jurídicas de direito público interno; ou (ii) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas físicas.

• Não se aplica a documentos:

• Produzidos originalmente em formato digital;
• Referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
• Em microfilme;
• Audiovisuais;
• De identificação; e
• De porte obrigatório.

Regras de digitalização

Em seu art. 4º, o Decreto estabelece algumas regras de digitalização, a saber:

Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;

III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

IV – a confidencialidade, quando aplicável; e

V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados

A digitalização deve, obrigatoriamente, assegurar:

• A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, ou seja, o conteúdo do documento deve ser mantido na íntegra, nos moldes do documento original;
• Aa rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados, ou seja, os procedimentos utilizados para digitalização dos documentos devem ser passíveis de sofrer rastreamentos e eventuais auditorias pelas autoridades competentes;

• O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
• A confidencialidade, quando aplicável; e
• A interoperabilidade entre sistemas informatizados, de modo que, uma vez digitalizado, o documento possa ser adequadamente lido por outros sistemas de informática.

Dentre outras questões, o documento digitalizado somente terá os efeitos do original se observados os requisitos constantes do artigo 5º do referido Decreto:

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Após o processo de digitalização, se observadas, de forma rigorosa, todas as regras contidas no Decreto 10.278/2020, o documento físico poderá ser descartado.

Por outro lado, recomendável a indexação de dados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado, bem como a conferência do processo de digitalização adotado. 

Enfim, o Decreto nº 10.278/2020 veio para simplificar, desburocratizar e reduzir custos, facilitando a administração e o controle de documentos físicos, evitando eventuais perdas e deteriorações, concedendo-lhe a forma que possuem os documentos originais.

VLADIMIR DE MARCK

OAB/SC 8746