Em um mundo cada vez mais eletrônico, a exigência de se manter armazenado arquivos em papel faz cada vez menos sentido.
O Decreto 10.278/2020 surgiu com o intuito de migrar documentos físicos para o formato digital, mantendo sua validade legal, objetivando facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
A digitalização de documento que envolva RELAÇÕES ENTRE PARTICULARES será válida, desde que, escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Já a digitalização de documento que vise a comprovação de qualquer ato PERANTE PESSOAS JURÍDICAS DE DIREITO PÚBLICO INTERNO (UNIÃO, ESTADOS, DISTRITO FEDERAL, MUNICÍPIOS, AUTARQUIAS) deverá:
1. Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento;
2. Seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do Decreto; e
3. Conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II do Decreto.
De acordo com o art. 9º do Decreto 10.278/2020, após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos, o documento físico poderá ser descartado, exceto aquele que possua valor histórico.
Sua empresa está preparada para essa migração?
